Recentemente li uma pequena matéria sobre o custo de armazenar os documentos. O que me chamou a atenção é o espaço para tal e o custo desta operação que, a principio, parece insignificante porém, ao olharmos o todo, pode-se verificar que é um custo altíssimo. Armazenar significa ter espaço para poder aguardar volume de produtos, no caso, volume de documentos. Imagine os tribunais o quanto de espaço deve ter para poder armazenar seus processos? Das empresas que guardam seus documentos nos arquivos-morto? Tudo isso requer embalagens especiais para documentação, espaço, pessoas para esta gestão. De acordo com a matéria ( Portal do GED no Brasil):
O manuseio de documentos representa até 60% do tempo dos funcionários e custa até 45% do total da mão-de-obra. Kevin Craig. O custo do manuseio do documento para as corporações americanas está estimado em até 15% do faturamento anual da corporação – K. Craine . Um documento, na média, é copiado tanto física como eletronicamente de 9 a 11 vezes, com um custo de cerca de US$ 18,00 – Gartner .As empresas nos Estados Unidos gastam mais de US$ 25 bilhões por ano arquivando, armazenando e localizando documentos em papel – Philadelphia, Desa.
A observação acima referenciada no Portal do GED no Brasil mostra uma estatística do custo do tempo, do envolvimento do tempo que os funcionários precisam para a gestão destes documentos e ainda do envolvimento no faturamento das empresas. No Brasil não há estatísticas a esse respeito, mas com certeza, proporcionalmente nossos custos devem ser bem maiores!( Portal do GED no Brasil). Outra questão pertinente é que não estamos apenas verificando o espaço físico e o velho armário de aço para aguardar e sim o espaço nos arquivos de um winchester onde a capacidade sofre upgrades a todo o momento para reservar cada vez mais espaço. Tudo pode ser resumido em custo tecnológico além do custo de armazenamento. O custo de copiar os documentos e mais de uma vez com o objetivo da segurança. Por isso, cada vez mais periféricos menores com mais capacidade: cd´s, dvd´s, pendrives.
A logística de armazenar aparece: espaço para levar os arquivos, pessoas capacitadas, códigos de barras e endereços por ruas, acesso restrito somente a pessoas autorizadas, tecnologia. Os documentos precisam de tudo isso e cada vez mais ferramentas são utilizadas neste tipo de armazenamento. Devido a todo este processo, muitas empresas estão migrando para extinguir a parte documental física e ficar apenas com a parte documental digital. É uma tendência com exemplos concretos na atualidade. O mundo globalizado caminha no sentido digital e podemos verificar isso nas notícias no dia-a-dia: E-commerce deve crescer 64% e faturar 755 milhões de reais neste Natal. As vendas de final de ano, que respondem por 18% do faturamento anual do comércio eletrônico no Brasil, devem atingir 750 milhões de reais no período de 15 de novembro a 23 de dezembro, prevê a consultoria e-bit. A TV Digital agrega novos negócios. Informações extraídas do jornal Newslog-out/2006. Os negócios aumentam no ambiente virtual; os consumidores cada vez mais adquirem neste universo digital. O crescimento nos negócios virtuais obriga as empresas a serem mais enxutas, mais ágeis na resposta ao cliente e a serem mais competitivas neste universo globalizado e digital. Novas soluções se fazem presentes como reduzir o custo com a reprodução de documentos e o armazenamento dos mesmos além de outros custos.
A preocupação com a documentação digital existe pois estamos numa cultura do tangível e é de forma mais lenta que haverá esta mudança pois há situações a serem estudadas e analisadas.
Dalva Santana é consultora empresarial e Educação Corporativa