Os relatórios são um meio de comunicação empresarial. Pressupõem, portanto, um emissor transmitido informações para um ou mais receptores determinados. Ao elaborar um relatório, grande parte dos emissores relata seu trabalho de especialistas, enriquecido de detalhes, processos de execução, análises e comportamentos de produtos, máquinas ou pessoas, sob o ponto de vista do próprio emissor. Não raras vezes, esses relatórios consomem 4 a 5 dias de trabalho por mês, gerando 50 a 60 páginas digitadas em espaço 1,5 com uma infinidade de tabelas. Multipliquemos os 50/60 páginas pelo número de cópias geradas para a organização: 2 ou 3. Teremos, por mês, 150/200 páginas a serem arquivadas. Ao longo de um ano teremos, então 1.200 páginas que deverão requerer um arquivo e um local disponível para armazená-los. Ao longo de cinco anos teremos 6.000 páginas no arquivo "morto". Sendo que numa organização acontecem 10 a 15 relatórios desse porte, teremos, a partir daí, a colaboração negativa para a burocratização da empresa. Isso sem falar de arquivos, salas almoxarifados, pessoal para catalogação etc.
São relatos minuciosos demonstrando talvez maior trabalho de compilação dos dados do que resultados consistentes e relevantes para a consecução dos objetivos macro da organização. Chamados "relatórios defensivos", demonstram muitas vezes a intenção de desobrigar o emissor de responsabilidades futuras frente a erros. São reativos, começando e terminando e terminando neles mesmos.
O outro lado da linha de comunicação está os gerentes voltados para uma interpretação global dos fatos. Necessitando informações sintéticas, resultados, tendências de problemas, tendências de comportamentos. Buscam informes genéricos e conclusões dos níveis hierárquicos inferiores que servirão de base para tomadas de decisões amplas cuja influência será a médio e longo prazo. Esperam informações e sugestões daqueles que geram os dados. Por isso, não leem 90% dos relatórios. O que lhes interessa são as conclusões, reunidas em uma ou duas páginas.
Os relatórios gerenciais, como um processo de comunicação, possuem outros "concorrentes" na organização que vão desde as reuniões, telefones, intranet, e-mail, Facebook, o computador sem uma impressora do lado para não gerar mais relatórios. Portanto, o mais lento dos processos de comunicação é o relatório. Serve para nortear as tomadas de decisões a médios e longos prazos. Qualquer medida mais ágil, qualquer envolvimento leitor não familiarizado com o assunto ou quaisquer alterações rotineiras não são assuntos para a emissão de relatórios. Sua utilização, nesses casos, redundará em burocratização e dificultará o crescimento organizacional.
Reinaldo do Carmo de Souza é professor da Universidade de Cuiabá